Wie plane ich einen Hochzeitstag

…die Planung eines Hochzeitstages

Natürlich können wir hier an dieser Stelle nur unsere Erfahrungen aus den vergangenen Hochzeitsfeiern weitergeben. Es soll keine Bewertung oder Vorgabe sein, vielmehr eine Empfehlung, wie man den Tag über planen sollte, wenn man die freie Wahl hat. Oft sind die örtlichen oder zeitlichen Gegebenheiten (z.B. früher Trauungstermin) so eingeschränkt, dass man wenig Optionen hat, den Tag für die Gäste so kurzweilig wie möglich zu gestalten. Ein gut durchgeplanter Ablauf ist hier von Vorteil. Unter der Voraussetzung, dass Sie den Fokus auf eine berauschende Party legen, die bis in die Morgenstunden geht, sollten Sie folgende Dinge vielleicht in einer zeitlichen Planung berücksichtigen:

TIP1:
Versuchen Sie, den Trauungstermin so spät wie möglich anzusetzen. Nicht nur Gäste mit einer längeren Anreise oder Kindern werden es Ihnen danken. Eine Trauung um 12 Uhr bedeutet, dass der Tag für Sie meist schon 7-8 Uhr beginnt. Unabhängig von der möglichen Aufregung und einer unruhigen Nacht davor, haben Sie dann einen nicht stressfreien durchgetakteten Tag vor sich, der gerne auch mal länger als 20 Stunden dauern kann. Bedenken Sie, dass die Gäste bei einer frühen Trauung bis zum Abendessen 5-6 Stunden unterhalten werden wollen. Mit einem Mittagslunch, Sektempfang, Fingerfood oder Kaffee & Kuchen können Sie sicherlich Zeit überbrücken. Dennoch sollten Sie bedenken: Sie sind zeitlich durch Gespräche, Glückwünsche, Fotoshooting usw. so eingespannt, dass Sie weniger den Blick dafür haben, ob sich Ihre Gäste langweilen oder nicht. Versuchen Sie zwei bis drei Aktivitäten (Spiele, Fotobox, Wissensschnitzeljagd oder Ähnliches) einzuplanen, die von einer oder mehreren Personen (z.B. den Trauzeugen) für Ihre Gäste organisiert werden, wenn Sie nicht da sein sollten. Idealerweise wäre jedoch ein späterer Trauungstermin gegen 16/17 Uhr ratsam.

TIP2:
„Das Abendessen“. Ein guter Zeitpunkt für den kulinarischen Start liegt zwischen 19 und 20 Uhr. Sämtliche Reden sollten vor und während der Mahlzeiten abgehalten werden. Hier ist die Aufmerksamkeit sehr hoch und alle Gäste befinden sich in der Regel an Ihrem Platz. Die Platzierung der Eröffnungsrede vor dem ersten Gang bzw. der Eröffnung des Buffets ist ideal. Reden von Brautvater oder Trauzeugen können zwischen den Gängen gehalten werden. Es bietet sich an, Videos oder Fotos, vor oder während des Desserts zu präsentieren. Sofern gewünscht oder geplant, sollten Hochzeitsspiele/Präsentationen mit und ohne Gästebeteiligung oder größere Geschenkeübergaben wo eine Anmoderation erfolgt, vor dem Eröffnungstanz stattfinden.

TIP3:
Der Eröffnungstanz. Egal welche Art von Eröffnungstanz (siehe Blogbeitrag „Der moderne Hochzeitstanz“) Sie einplanen, sollten Sie mindestens 2, wenn nicht sogar 3 Stunden Zeit zwischen dem Beginn des Essens und dem Tanz lassen. Warum?

In der Regel werden Ihre Gäste tagsüber weniger essen als üblich. Somit greift man gerne öfter am Buffet zu. Berücksichtigen Sie, dass man sich meist ungern mit einem vollen Magen über längere Zeit bewegen möchte. Das Essen muss also erst einmal „sacken“.

  1. Wer in den Sommermonaten heiratet, sollte bedenken, dass es spät dunkel wird. Die wenigsten Gäste tanzen gerne bei Tageslicht. Wenn viel auf engem Raum getanzt wird, steigen die Temperaturen schnell an. Je länger die Türen zum Lüften geöffnet bleiben können, wenn es keine örtliche Einschränkungen bezüglich der Lautstärke gibt, desto besser.
  2. Alkohol fördert bekanntlich die Laune. Die Hemmschwelle der Gäste, nicht nur kurz als „Pflichtprogramm“ zwei Tänze zu absolvieren, sinkt mit jedem Sekt, Bier oder anderen alkoholischen Getränken. Geben Sie Ihren Gästen die Zeit. Vertrauen Sie Ihrem DJ. Sofern er seinen Job beherrscht, erkennt er, wenn die Zeit gekommen ist.
  3. Schönes (heißes) Wetter, Temperaturen jenseits der 30 Grad, laue Abende. Der perfekte Abend…für ein kühles Bierchen auf der Terrasse oder im jeweiligen Outdoorbereich. Die Wenigsten werden kurz nach dem Essen die Motivation finden, nach dem Eröffnungstanz weiter auf der Tanzfläche zu bleiben. Die Folge: Eine kurze Tanzsequenz und die Party ist (vorerst) vorbei. Sämtliche Mühen des DJ`s verlaufen im Sand. Die meisten Gäste möchten jetzt nur eins: Raus – mit Freunden, Familie gemütlich an der frischen Luft einen schönen Abend genießen. Warum nicht? Sie müssen ja nicht unbedingt die Tanzfläche nach draußen verlagern. Aber was spricht gegen einen Lautsprecher im Outdoorbereich? Wenn keiner von den Gästen Sie zu dem Eröffnungstanz nötigt, ist es kein Problem, diesen auf 23Uhr oder später zu schieben. Haben Sie jedoch einen Foto/Videograf nur bis zu einer bestimmten Uhrzeit gebucht, oder die für Sie wichtigsten Gäste möchten/müssen die Hochzeit schon etwas früher verlassen, dann bleiben Sie bei einer Zeit zwischen 21:30-22:30 Uhr. Haben Sie keine Angst, ein guter DJ wird das musikalische Niveau auch hoch halten, wenn sich die Gäste nach der Eröffnungssequenz draußen aufhalten. Die Party geht dann zwar etwas später weiter, diese wird dann meist aber länger andauern.

TIP4:
Spiele, Spiele, Spiele. Der Overload einer jeden Party. Gut gemachte, individuelle Spiele sind schöne Begleiter für einen tollen, abwechslungsreichen Abend. Jedoch kann die Stimmung schnell kippen, wenn mehr als vier Spiele, welche ggf. auch länger andauern, „durchgezogen“ werden. Insbesondere dann, wenn man plant, diese in den Tanzphasen zu legen. Kommen dann noch der Brautstraußwurf, Hochzeitstorte und der Mitternachtssnack dazu, gleicht die Tanzparty in der Regel einem musikalischen Flickenteppich. Ist die Tanzfläche voll, führt jeder Break dazu, dass die Tanzstimmung fällt. Auch für Profi-DJ`s wird es schwerer, nach der siebten Unterbrechung die Gäste wieder zu motivieren und auf die Tanzfläche zu bekommen. Deswegen sollten die Organisatoren im Vorfeld das Gespräch mit dem DJ suchen. Erfahrene DJ´s besitzen die Gabe, sehr schnell das nötige Gefühl dafür zu entwickeln, die Tanzfläche am Leben zu halten. Sie können mit Ihrer Musik nicht nur begeistern, sondern auch lenken und leiten. Der Abend wird von den DJ´s in Tanzphasen mit bestimmten „Kicks“ oder „Highlights“ eingeteilt. Mit einer guten Abstimmung können die „Ruhephasen“ dazu genutzt werden, einen Break (z.B. Brautstraußwurf, Spiel usw.) besser zu überbrücken.

TIP5:
Bestimmen Sie einen oder besser zwei Organisatoren (meist die Trauzeugen), die Ihnen während der Hochzeiten den Rücken freihalten. Bei einer im Vorfeld gut geplante Hochzeit, sollten Sie sich so wenig zusätzlichen Stress wie möglich aufbauen. Gehen Sie mit den Organisatoren Ihren persönlichen Tagesfahrplan durch. Klären Sie vorab alle „Go´s“ und „No-Go´s“, sowie Ihre Wunschvorstellungen. Teilen Sie Ihren Gästen vorab (z.B. in der Einladung) explizit mit, dass es ein Organisatorenteam (mit Angabe der Handynummer) gibt. So können Aktivitäten von den Gästen zentral im Vorfeld und auch an dem Tag Ihrer Feier gesammelt und koordiniert werden, ohne dass der Überraschungseffekt verloren geht. Gute Organisatoren sind gerade bei größeren oder aufwendigeren Hochzeiten sehr wichtig. Sie behalten den Zeitplan im Auge, sind Ansprechpartner für Gäste, Caterer, Bedingungen, DJ, Band und haben die „Leitung“, wenn Sie nicht da sein sollten.

Zusammengefasst sieht ein guter Tagesplan in meinen Augen für die Hochzeit wie folgt aus.

16:00 Trauung

16:30 Sektempfang / Gratulation

17:00 Fotoshooting Brautpaar

17:30 Fleying Cake / Kaffe (für Gäste an der Location)

18:00 Fotoshooting Gäste / Brautpaar

18:30 Fleying Fingerfood

19:30 Eröffungsrede / Beginn Abendessen

20:00 Reden (Brautvater/Sonstige)

20:30 Präsentation

20:45 Desserteröffnung (ggf Hochzeitstorte)

21:15 Spiele / Activities (Hochzeitsbuch, Fotobooth, usw)

22:30 Eröffnungstanz / Party

23:15 Brautstraußwurf/ ggf. Spiel

00:00 Mitternachtssnack / Hochzeitstorte

00:30 bis 05.47 Party

05.56 Frank Sinatra – My Way…

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